La procédure d’instruction du dossier

Dépôt et enregistrement du dossier

Une fois le dossier reçu dans les délais impartis, un contrôle administratif des pièces est effectué et un accusé de réception délivré qui :

• soit indique que le dossier est complet et un numéro d’enregistrement est attribué ;
• soit indique que le dossier est incomplet et donne la liste des pièces manquantes à fournir. Tant que le dossier n’est pas réputé complet, il ne peut se voir attribuer de numéro d’enregistrement et n’est donc pas instruit.

Instruction de la demande

Les dossiers qui ont reçu un numéro d’enregistrement sont instruits par les services opérationnels concernés (Direction des Sports, Direction des Événements, Direction de l’Éducation, Direction du Développement territorial, Service de la Culture, Service de la Vie associative…). Pour chaque dossier, l’instruction se déroule en plusieurs étapes :

• vérification du respect des dispositions générales et spécifiques prévues au règlement,
• vérification de l’application d’un contrôle juridique et financier permettant de sécuriser l’intervention municipale,
• vérification de l’adéquation du projet et de la demande avec les prévisions budgétaires,
• examen du projet au regard de l’intérêt public local et des objectifs des politiques publiques municipales,
• détermination du montant de la subvention susceptible d’être proposée
• rédaction d’un rapport d’instruction pour présenter la demande en commission d’examen des subventions et faisant apparaître, le cas échéant, le montant des aides en nature déjà octroyées à l’association demandeuse.

Avis des commissions d’examen

Les commissions d’examen sont composées de représentants du service instructeur, du service de la Vie associative, de l’élu référent du secteur concerné et de l’adjoint au Maire en charge de la Vie associative. En s’appuyant sur les rapports d’instruction, elles émettent un avis sur l’attribution (ou le refus) de la subvention ; le montant de la subvention qui sera proposée au vote du Conseil municipal ; les demandes de mise à disposition de locaux ; les demandes d’aide logistique.

Attribution de la subvention

La décision d’attribution fait l’objet d’une délibération du Conseil municipal. Elle mentionne, pour chaque bénéficiaire, la nature et le montant de la subvention. Cette délibération constitue l’engagement juridique de la Ville.
Le Maire notifie par courrier au Président de l’association le montant de la subvention attribuée et rappelle les obligations de l’association.
La subvention sera versée directement sur le compte bancaire de l’association (suivant les dispositions prises dans la délibération ou la convention). Les subventions d’un montant inférieur à 23 000 euros sont versées en une seule fois. Celles qui font l’objet d’une convention d’objectifs et de moyens et celles qui sont supérieures à 23 000 euros peuvent faire l’objet d’un paiement fractionné.

Pour les associations dont les aides publiques dépassent 15 000 euros, les comptes devront être révisés par un expert comptable. Il s’agit d’une obligation contractuelle.

Pour déterminer le seuil de 15 000 euros, il convient de prendre le total des aides publiques versées au titre de l’année N-1, à l’exclusion des montants correspondant à la valorisation des avantages en nature (mise à disposition de local, prise en charge des fluides…) éventuellement supportés par les collectivités publiques.

Il ne s’agit pas de faire tenir sa comptabilité au jour le jour par un expert comptable mais de faire établir ses états financiers (bilan et compte de résultat) par un expert comptable inscrit.

Pour les associations dont les aides publiques dépassent 153 000  euros, les comptes devront être certifiés par un commissaire aux comptes. Il s’agit d’une obligation légale.

Pour déterminer ce seuil il convient de prendre en compte le total des aides publiques versées au titre de l’exercice N-1 et, à la différence du point précédent, doit également être prise en compte, pour déterminer ce seuil, les subventions de toutes les collectivités publiques ainsi que la valorisation des avantages en nature éventuellement supportés par les collectivités publiques.

À cela s’ajoute, pour les associations dont le montant de la subvention est égal ou supérieur à 23 000 euros, l’obligation de signer une convention d’objectifs entre la Ville et l’association et de fournir un compte-rendu financier de subvention (Cerfa 15059*02).