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Procédure et formalités d’embauche d’un salarié du secteur privé

Avant l’embauche d’un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l’employeur doit respecter différentes formalités dont la déclaration préalable à l’embauche (DPAE). Comment déclarer un salarié et quelles informations lui communiquer ? Nous faisons un point sur la réglementation.

    Le contenu d’une offre d’emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L’annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.

    Les motifs de discrimination concernant l’offre d’emploi s’appliquent également lors des entretiens.

    France Travail (anciennement Pôle emploi) propose des outils d’aides au recrutement :

    L’employeur n’a pas l’obligation d’informer France Travail (anciennement Pôle emploi) des offres de recrutement. Il peut utiliser d’autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.

    L’employeur qui souhaite embaucher un salarié étranger doit vérifier que l’étranger détient un titre lui permettant d’exercer une activité salarié.

    Déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

    Lors de l’embauche d’un salarié, l’employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l’embauche (DPAE).

    La  DPAE  est déjà intégrée lorsque l’employeur utilise l’un des dispositifs suivants :

    • Titre emploi service entreprise (TESE)

    • Chèque emploi associatif (CEA)

    • Titre emploi simplifié agricole (TESA).

    À noter

    L’employeur n’a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d’une convention de stage.

    Les formalités d’embauche varient selon que le salarié dépend du régime général ou du secteur agricole.

    Lorsque l’employeur emploie occasionnellement des intermittents du spectacle, il les déclare au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).

    Les formalités varient selon que l’employeur utilise la DPAE sur le site internet Net-entreprises.fr, le TESE ou le CEA.

    À quoi sert la DPAE ?

    La DPAE permet à l’employeur d’accomplir les déclarations et demandes suivantes :

    • Déclaration de 1re embauche dans un établissement

    • Immatriculation de l’employeur au régime général de Sécurité sociale et au régime d’assurance chômage, en cas d’embauche d’un 1er salarié

    • Demande d’immatriculation du salarié à la  CPAM  (lorsque celui-ci possède déjà un numéro de Sécurité sociale)

    • Adhésion de l’employeur à un service de santé au travail

    • Demande de visite d’information et de prévention ou demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche

    • Pré-établissement de la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

    Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?

    La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

    • Dénomination sociale de l’entreprise (ou nom et prénoms de l’employeur) et adresse de l’établissement

    • Code  APE  de l’entreprise

    • Numéro de Siret de l’établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l’immatriculation est en cours)

    • Coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend

    • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de Sécurité sociale du salarié (s’il est déjà immatriculé)

    • Date et heure d’embauche prévisibles

    • Nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les  CDI  et les  CDD  supérieurs à 6 mois.

    Quand et comment transmettre la DPAE ?

    Elle doit être transmise à l’ Urssaf  avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.

    La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente.

    Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.

    Elle est envoyée par télécopie ou par courrier  RAR .

    Elle doit être transmise à l’ Urssaf  dont dépend l’établissement où travaille le salarié avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.

    À noter

    L’Urssaf n’adresse plus d’accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

    Le  TESE  est un dispositif  Urssaf  destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l’employeur.

    Le  CEA  est un dispositif  Urssaf  destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l’employeur du milieu associatif.

      Les formalités varient selon que l’employeur utilise la DPAE-MSA sur le site internet Net-entreprises.fr ou le TESA.

      À quoi sert la DPAE ?

      La  DPAE – MSA  permet à l’employeur d’accomplir les déclarations et demandes suivantes :

      • Immatriculation du salarié à la caisse de MSA

      • Affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage

      • Demande d’adhésion à un service de santé au travail

      • Demande de visite d’information et de prévention ou demande d’examen médical d’aptitude à l’embauche

      • Déclaration destinée à l’affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire

      • Demande des exonérations de cotisations patronales pour l’emploi d’un travailleur occasionnel

      • Demande pour bénéficier de certaines mesures pour l’emploi.

      Quels sont les renseignements obligatoires figurant dans la DPAE ?

      La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :

      • Dénomination sociale de l’entreprise (ou nom et prénoms de l’employeur) et adresse de l’établissement

      • Code  APE  de l’entreprise

      • Numéro de Siret de l’établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l’immatriculation est en cours)

      • Adresse de l’établissement

      • Coordonnées du service de santé au travail dont l’employeur dépend

      • Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s’il est déjà immatriculé)

      • Date et heure d’embauche prévisibles

      • Nature, durée du contrat et de la période d’essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois.

      Quand et comment transmettre la DPAE ?

      Elle doit être transmise à l’ Urssaf  avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.

      La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d’embauche au cours de l’année civile précédente.

      Pour les autres entreprises, la déclaration sur internet est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier.

      Elle est envoyée par télécopie ou par courrier  RAR .

      Elle doit être transmise à la caisse  MSA  dont dépend l’établissement où travaille le salarié avant l’embauche et au plus tôt 8 jours avant.

      La MSA n’adresse plus d’accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.

      Le  TESA  est un dispositif de la  MSA  destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l’employeur.

        Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (Guso).

          À savoir

          L’employeur doit d’abord établir la DPAE même si le salarié n’est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d’effectuer les démarches auprès de la  CPAM  (ou la  MSA  pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou  NIR ).

          Si l’employeur ne fait pas de DPAE, il s’expose à différentes sanctions :

          • Sanction civile : régularisation par l’Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l’absence de déclaration

          • Sanction administrative : pénalité de 1 266 € par salarié concerné

          • Sanction pénale : l’absence intentionnelle de DPAE est un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié.

          En cas de dissimulation d’emploi salarié, l’employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :

          • 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement pour une personne physique

          • 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.

          Autre déclaration préalable

          En plus de la  DPAE , l’employeur doit faire une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l’inspection du travail :

          • Lors d’une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d’employer du personnel pendant 6 mois au moins

          • Lors de la déclaration de modification de l’entreprise (changement d’exploitant, d’industrie ou de commerce, ou transfert géographique).

          Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l’employeur sur demande de l’inspection du travail à la 1re visite de celle-ci.

          Document à remettre au salarié pour attester de la déclaration

          Une copie de la DPAE ou de l’accusé de réception doit être remise au salarié.

          Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié a un contrat de travail écrit, mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.

          L’employeur doit remettre au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.

          L’employeur doit informer le salarié des dispositifs collectifs d’épargne salariale dans l’entreprise et lui remettre un livret d’épargne salariale.

          L’employeur doit remettre au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu’un régime de prévoyance est en place dans l’entreprise.

          L’employeur doit informer le salarié qu’il aura un entretien professionnel tous les 2 ans.

          L’employeur doit donner une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.

          L’employeur doit remettre au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales concernant la relation de travail.

          Le délai de communication, exprimé en jour ou mois calendaire, varie suivant les informations.

          Informations remis au salarié au plus tard le 7e jour calendaire après l’embauche

          Les informations qui doivent être remises au salarié dans les 7 jours sont les suivantes :

          • Identité des parties à la relation de travail

          • Lieu (ou les lieux) de travail et, si elle est différente, adresse de l’employeur

          • Intitulé du poste, fonctions, catégorie socioprofessionnelle ou catégorie d’emploi

          • Date d’embauche

          • Pour un  CDD , date de fin du contrat ou durée prévue de celui-ci

          • Durée et conditions de la période d’essai si elle existe

          • Éléments de rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires) ainsi que la périodicité et les procédures de paiement de cette rémunération

          • Durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou son mode d’aménagement du temps de travail lorsqu’il existe

          • Conditions dans lesquelles le salarié peut être amener à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires.

          Informations remis au salarié au plus tard 1 mois calendaire après l’embauche

          Les informations qui doivent être remises au salarié au plus tard 1 mois après son embauche sont les suivantes :

          • Droit à la formation assuré par l’employeur dans le cadre du plan de formation

          • Durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou mode de calcul de cette durée

          • Procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de rupture du contrat de travail

          • Conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise

          • Régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié

          • Mention des contrats de prévoyance et de frais de santé dont les salariés bénéficient collectivement, ainsi que les conditions d’ancienneté pour bénéficier de ces contrats.

          À noter

          Lorsque le salarié est un intérimaire, en plus des autres informations, l’employeur précise l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est.

          Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.

          La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l’arrivée d’un stagiaire).

          L’employeur a l’obligation d’affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l’ Agirc-Arrco .

          Cette affiliation s’effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l’ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.

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        • France Travail (anciennement Pôle emploi) pour les employeurs – 3995

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